5 Ragioni per cui un’azienda deve dotarsi di un sistema di valutazione dei progetti

Oggi la principale sfida non è avere tante idee (di progetto/prodotto/servizio) ma metterle in fila, dare e darsi delle priorità. Parafrasando la famosa frase “1% inspiration, 99% perspiration”, avere idee è facile, il problema è realizzarle. Per questo motivo l’azienda necessita di un sistema di governo dei progetti, ovvero un processo strutturato, ma non burocratico, partecipato dai vertici aziendali con il quale analizzare, valutare e prendere decisioni sulle proposte di progetto.

Per capire in modo concreto i benefici  che un sistema di gestione dei progetti apporta all’azienda, andiamo a vedere le difficoltà va a risolvere. Durante gli assessment in cui si chiede alle persone coinvolte nei processi quali sono i loro “pains” principali, emerge che più o meno sono sempre gli stessi.  Riassumendoli possiamo notare chiaramente quali sono le i motivi per cui ogni azienda dovrebbe dotarsi di un sistema di valutazione dei progetti.

 

5 ragioni per dotarsi di un sistema di valutazione dei progetti

Il tempo è un falso mito

Tra i pains che emergono sempre troviamo “mancanza di tempo”. Risposta sbagliata, il tempo è una condizione uguale per tutti, e tra l’altro una grandezza fisica su cui non possiamo intervenire (almeno a velocità non relativistiche). Se percepiamo un problema di tempo, che sia in ambito professionale o privato, esso risiede nel non essersi dati delle priorità, aver considerato tutti i task da fare (backlog) di pari importanza.

E’ tutto importante

Non è così! “Andare alla recita del figlio” per qualcuno è più importante de “la partita con gli amici”, ma può essere anche il contrario. Se la risorsa è scarsa (tempo, denaro, competenze, …), è necessario darsi delle priorità. Non è possibile fare tutto ciò che si vorrebbe fare; certamente non è possibile fare tutto bene. In ambito aziendale, questi concetti si presentano quando si deve decidere se fare o non fare un progetto; se rispondere oppure no ad una nuova richiesta.

“Intanto fasemo, che dopo vedemo” (Intanto facciamo, che dopo vediamo)

I progetti vengono infilati a forza nel tubo (di sviluppo) e solitamente, con informazioni insufficienti, senza il giusto committement. Avanti tutta con “intanto fasemo, che dopo vedemo!”. Un problema endemico e virulento per chiunque lavori in ambito sviluppo prodotto sono le richieste di modifica e/o la difficoltà di congelare il design. Almeno il 50% di questi eventi nasce da una mediocre gestione dei requisiti iniziale. L’altra metà perché invece che dialogare con il cliente/utenti si è conversato con «interposte» persone, ritenute detentrici del sapere certo. Un sistema di governo obbliga a definire i requisiti di alto livello prima di prendere decisioni sbagliate.

(Ri)Utilizzare la conoscenza

Il momento di riflessione preteso dal sistema di governo forza all’analisi e al recupero della conoscenza. La complessità (VUCA) è aumentata perché sono aumentati i fattori da valutare; rispetto a 10 anni fa, qual è il fattore moltiplicativo di temi quali: numero di paesi in cui si esporta, numero di lingue, di tecnologie, di materiali, di fornitori? Lo sviluppo di un progetto genera un collaterale di valore enorme: know-how che le aziende di oggi faticano a formalizzare e soprattutto a riutilizzare. Questo crea enorme inefficienza: mentre le aziende parlano ancora di knowledge management, il focus si è da tempo spostato sul knowledge reuse

Criteri di valutazione oggettivi e condivisi

E’ necessario passare da una valutazione empirica, soggettiva, in parte fatta duranti incontri informali (… davanti alla macchina del caffè) ad un momento strutturato, collegiale e soprattutto almeno in parte oggettivo. Solitamente è l’assenza stessa del sistema di governo a generare cambi di priorità, avanzamenti senza validazioni, rallentamenti. E’ importate per un gruppo di persone che governa i destini di un’azienda, definire i criteri di formazione delle decisioni e formalizzare in un sistema di governo che aiuti e supporti i decisori aziendali nel definire ed assegnare le priorità.

 

Cosa può fare la tecnologia

Le tecnologie digitali oggi possono aiutare sia a strutturare il processo di valutazione e decisionale, sia fluidificare il processo stesso eliminando fogli excel, brief su file word, documenti ed informazioni inviati via mail.

Significa utilizzare una piattaforma decisionale che permetta di raccogliere le proposte (idee di progetto), documentarle progressivamente, di gestire il processo di valutazione inserendo informazioni a supporto e giustificando la valutazione stessa. Il team direzionale che deciderà sui futuri progetti può condurre la riunione davanti ad un big-screen e chi non è presente può partecipare al meeting da remoto, vedendo in real-time le modifiche in corso.

Quella che vedi qui sotto è la piattaforma che abbiamo sviluppato ad AzzurroDigitale per la gestione dei progetti nostri e dei nostri clienti.

Puoi provarla cliccando sull’immagine qui sotto e accedendo alla demo.

La piattaforma raccoglie tutte le informazioni di progetto che possono sostenere il processo decisionale e costituisce una traccia storica delle valutazioni e decisioni prese. Rappresenta dunque una testimonianza del processo decisionale percorso: crea chiarezza e trasparenza!

 

Massimo Piva
Head of Industrial Digital Transformation

 

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