20 Set F.lli Poli e l’innovazione al servizio del know-how industriale

La collaborazione tra F.lli Poli e Wepladoo, progetto sviluppato in AzzurroDigitale, segna un’importante svolta per una piccola azienda manifatturiera del vicentino che ha saputo cogliere la necessità di innovarsi per rimanere competitiva e garantire la continuità del proprio know-how. 

F.lli Poli, con oltre 55 anni di esperienza nella lavorazione a freddo del metallo e nella costruzione di stampi progressivi e di stampi per imbutitura profonda, negli ultimi anni ha intrapreso un percorso di trasformazione che ha portato l’azienda a cambiare la propria struttura organizzativa e ad investire su tecnologie all’avanguardia, come un nuovo sistema digitale per la gestione delle commesse e l’utilizzo dell’intelligenza artificiale (AI).

Questa scelta, spesso riservata a grandi imprese, dimostra come anche una PMI possa sfruttare l’innovazione per risolvere problemi concreti e prepararsi al futuro. Potenzialità ancora poco sfruttata dalle piccole e medie imprese italiane. Secondo il rapporto Imprese e ICT 2023 dell’Istat, solo il 21% delle PMI in Italia ha raggiunto un buon livello di digitalizzazione, contro il 68% delle grandi imprese. Le nuove tecnologie sembrano non essere di facile accesso per le PMI, che denunciano una mancanza sia di competenze interne (55%) che di possibilità economiche (49%). 

Un ambito in cui le PMI italiane sono particolarmente carenti è l’adozione dell’Intelligenza Artificiale (AI). Solamente il 5% delle imprese con 10 o più dipendenti utilizza almeno una tecnologia AI, una percentuale che rimane invariata rispetto all’analisi del 2022. Digitalizzare e innovare, però, sembrano essere diventati indispensabili per la sopravvivenza delle piccole imprese. Secondo McKinsey, infatti, il rendimento totale annuo medio per imprese digitalizzate è del’8,1%, contro il 4,9% per quelle non digitalizzate. Le imprese non digitalizzate hanno anche visto aumentare le spese operative a quasi il doppio del tasso segnato dalle aziende digitalizzate, intaccando i margini.

Il caso di F.lli Poli, quindi, diventa esemplare del fatto che anche una piccola azienda, con una ventina di dipendenti e poco più di 3mln di fatturato, può fare innovazione e intraprendere un percorso di digitalizzazione sfruttando le opportunità offerte da bandi pubblici e agevolazioni.

L’importanza dell’innovazione organizzativa

Prima di entrare in contatto con Massimo Piva, Product Owner di Wepladoo, F.lli Poli ha affrontato sfide organizzative rilevanti, soprattutto all’interno del reparto dedicato alla produzione di stampi su commessa. Come in molte aziende familiari, gran parte del know-how era concentrato nelle mani di personale esperto che, una volta lasciata l’azienda, ha portato con sé il proprio bagaglio di competenze.

Negli ultimi anni, l’età media degli operatori si è abbassata da 45 anni del 2018 a 37 nel 2023, con una diminuzione di più del 20%. Si sono ritirate persone che possedevano un elevatissimo know-how tecnico acquisito in 35/40 anni di esperienza sul campo, non facile da trasmettere agevolmente e in breve tempo ai giovani assunti. 

La direzione dell’azienda ha capito che l’unico modo per crescere era cambiare il proprio modello organizzativo, abbandonando la tradizionale struttura piramidale a favore di una struttura decentralizzata, composta da piccoli team autonomi che si assumono la responsabilità della propria governance, in linea con la Teal Organization*. Questa innovazione ha permesso a F.lli Poli di affrontare in modo più dinamico le problematiche di comunicazione e di gestione, preparando l’azienda ad integrare nuove tecnologie a supporto del management interno, come il sistema digitale di gestione delle commesse Wepladoo. Con Paola Poli, Presidente dell’azienda, abbiamo parlato proprio delle esigenze che hanno mosso il processo di digitalizzazione e dell’incontro di F.lli Poli con Wepladoo. 

A partire da quali bisogni è nata la necessità di digitalizzare la gestione dei progetti in F.lli Poli?

Paola Poli: Lavoriamo in un settore dove l’artigianalità è centrale, soprattutto nel nostro reparto stampi dove i prodotti non seguono degli standard ma possiedono delle caratteristiche differenzianti e richiedono molta creatività. Ci siamo resi conto che, man mano che i nostri dipendenti più senior lasciavano l’azienda, si creava un vuoto di conoscenze difficilmente colmabile. Questo ci ha fatto riflettere sulla necessità di cambiare il modo in cui gestiamo e condividiamo il nostro know-how, e di trovare una soluzione che ci permettesse di salvaguardare questo patrimonio per le future generazioni di lavoratori.

La collaborazione con Wepladoo: un percorso evolutivo

Wepladoo è la piattaforma di project management sviluppata da AzzurroDigitale e disegnata per PMI manifatturiere che lavorano a commessa. Consente di facilitare la pianificazione delle attività per tenere sotto controllo il carico di lavoro del team e l’avanzamento del progetto. Soprattutto nel caso di aziende come F.lli Poli, che lavorano a commesse a volte molto specifiche e diverse tra loro, Wepladoo fornisce supporto creando degli standard processuali (sulla base di progetti passati) che permettono di avere una traccia di partenza per organizzare le attività così da non dover partire da zero con la pianificazione di ogni nuovo progetto. 

Wepladoo è stato introdotto in F.lli Poli come una risposta concreta a dei bisogni. Non solo ha fornito una soluzione per migliorare la gestione dei progetti, ma ha anche aiutato F.lli Poli a consolidare il cambiamento culturale in atto, facilitando una transizione verso una gestione più proattiva e partecipativa. 

Com’è stata l’adozione di Wepladoo in azienda? Avete incontrato delle resistenze interne?

Paola Poli: È stato semplice e naturale perché in azienda avevamo già avviato un percorso di cambiamento culturale. Solitamente le aziende introducono una nuova tecnologia e, solo in un secondo momento, si preoccupano di coinvolgere le persone nel suo utilizzo. Noi abbiamo preferito intraprendere il processo inverso: abbiamo prima lavorato sulle persone, cercando di renderle partecipi e farle sentire parte del cambiamento. Questo ci ha permesso di evitare le resistenze che solitamente si incontrano in questi processi.

Intelligenza Artificiale: come può contribuire alla conservazione del know-how aziendale

La transizione avviata da F.lli Poli con l’introduzione del nuovo modello organizzativo, e proseguita, poi, con l’adozione di Wepladoo per la gestione delle commesse, sta per attraversare una terza fase evolutiva, quest’anno, grazie alla vincita del bando IRISS 2024, promosso da SMACT e finanziato dall’Unione Europea, dedicato a progetti di Innovazione, Ricerca Industriale e Sviluppo Sperimentale. 

Con il supporto del bando SMACT, del team Wepladoo e del Dipartimento di Tecnica e Gestione dei Sistemi Industriali dell’Università di Padova, con cui ha stabilito una partnership strategica, F.lli Poli ha deciso di investire su una tecnologia che ha il potenziale di cambiare radicalmente il modo in cui l’azienda gestisce le proprie conoscenze interne. Il progetto mira a realizzare, tramite AI, un sistema per la raccolta del know-how trasmissibile a disposizione delle nuove generazioni già digitalmente competenti e in grado di sfruttare al meglio l’archiviazione, la ricerca e l’utilizzo delle conoscenze che andrebbero altrimenti perdute.

La scelta di adottare l’AI non è stata dettata da un semplice desiderio di adattarsi ai trend del momento, ma da una necessità concreta: preservare e tramandare le competenze accumulate nel corso di decenni. 

Ecco come l’Intelligenza Artificiale Generativa (GenAI) potrà affrontare questa sfida. Dopo aver mappato ed identificato la documentazione presente in azienda, verrà sviluppata una soluzione che, attraverso una semplice chat, consentirà di interrogare tutto il database e generare risposte attinenti. Questo consentirà finalmente di poter usufruire della documentazione già esistente in azienda, ma conservata in infinite cartelle e difficilmente usufruibile.

Ogni dipendente, prima di lasciare l’azienda, potrà contribuire ad arricchire il database con i propri appunti, incrementando così il patrimonio di conoscenze del sistema. Di conseguenza, i nuovi assunti avranno accesso a una fonte preziosa di informazioni: potranno rivolgere domande all’AI tramite una chat intelligente che fornirà risposte precise e pertinenti, attingendo dal suo vasto archivio di dati.

Marco Valerio Rossi, Head of Wepladoo, ci ha illustrato il progetto che si articola in due fasi, ognuna dedicata allo sviluppo di una diversa capacità dell’Intelligenza Artificiale: 

1. Knowledge Re-Use: la capacità di rispondere in maniera intelligente alle domande poste tramite chat, sfruttando il database di informazioni costituito dai documenti aziendali. 
2. Knowledge Generation: la capacità di generare nuova documentazione, ottimizzando il tempo e l’impegno necessari per produrre contenuti complessi, come white paper e guide tecniche.

Un esempio di leadership nell’innovazione

L’investimento in intelligenza artificiale dimostra la capacità di F.lli Poli di guardare al futuro, mantenendo sempre al centro persone e competenze. “F.lli Poli ha un approccio imprenditoriale raro tra le PMI del territorio – ha affermato Massimo Piva, Product Owner di Wepladoo – Crede e investe nelle persone, e si mette in gioco, mantenendo sempre un focus sull’etica prima ancora che sul profitto. Quando abbiamo iniziato a collaborare con l’azienda, abbiamo trovato un terreno già fertile e una cultura organizzativa evoluta che ci hanno facilitato il lavoro”. 

Tra i prossimi passi del progetto, anche la digitalizzazione del monitoraggio delle attrezzature mediante il sistema IoT di Matix, che permetterà all’azienda di mettere in atto, per i propri stampi, il controllo da remoto e la manutenzione preventiva e predittiva. Il progetto è già in fase di test e verrà esteso, prossimamente, a tutti gli stampi di F.lli Poli.

L’approccio pragmatico di F.lli Poli, che prima ha trasformato la propria struttura interna e solo successivamente ha adottato strumenti digitali, rappresenta un modello di innovazione efficace e sostenibile, anche per una piccola azienda a conduzione familiare. Il successo di questa trasformazione è la prova che anche piccole realtà industriali possono trarre vantaggio dalle tecnologie avanzate, se accompagnate da un cambiamento culturale e organizzativo.

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* Nella Teal Organization, la gestione dei processi si ispira a una struttura decentralizzata composta da piccoli team che si assumono la responsabilità della propria governance e del modo in cui interagiscono con tutti i gruppi coinvolti nel processo. Le organizzazioni Teal, in sintesi, rovesciano in maniera netta le strutture organizzative fondate su piramidi gestionali e gerarchie, centralizzando il concetto di self-management.

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