29 Mag Wepladoo: come standardizzare i tuoi processi aziendali

Nelle organizzazioni, spesso si sente affermare la frase “Da noi non si può standardizzare nulla, facciamo sempre cose diverse”. Questa frase rappresenta in realtà un pensiero limitante, che può compromettere l’efficienza e la sicurezza delle attività aziendali. Infatti, la standardizzazione non solo è possibile, ma offre anche numerosi vantaggi a lungo termine per le aziende.

Per capire meglio questo concetto, è importante partire dalle ragioni alla base di questo “killer-pensiero”. La frase “Da noi non si può standardizzare nulla” spesso viene utilizzata come un alibi per coloro che temono di prendere decisioni. Infatti, ritenere che non sia possibile standardizzare dà l’illusione di poter apportare cambiamenti fino all’ultimo secondo. Inoltre, una delle convinzioni errate associate alla standardizzazione è che essa implichi la ripetizione di azioni identiche.

In realtà, standardizzare non significa fare sempre le stesse cose, ma fare le cose in maniera coerente e uniforme. Per chiarire questo concetto si può portare un esempio legato al settore aerospaziale. Nel circuito di traffico aeroportuale, esiste uno standard internazionale che definisce le regole di comportamento per i piloti. Questo standard garantisce che i piloti, provenienti da diverse scuole di tutto il mondo, sappiano come comportarsi. L’obiettivo è che si crei un ambiente di sicurezza e comunicazione efficace. Nonostante queste regole standardizzate, ogni atterraggio rimane unico e presenta le sue peculiarità.

La standardizzazione offre due vantaggi principali all’interno delle organizzazioni:

1. maggiore sicurezza ed efficienza: uno standard ben definito non solo crea un ambiente sicuro e efficiente, ma permette anche di prendere decisioni rapide e dare risposte tempestive
2. migliore gestione degli scostamenti: la standardizzazione fornisce un punto di riferimento per gestire gli scostamenti. Pur potendo esserci situazioni in cui è preferibile non seguire uno standard, avere una base di riferimento permette di comprendere dove e come ci si discosta da esso, fornendo un quadro chiaro per la gestione delle eccezioni.

È importante superare il pensiero limitante che impedisce la standardizzazione e invece abbracciare l’idea che la standardizzazione sia un mezzo per migliorare le prestazioni organizzative. Con un approccio basato sulla fiducia e sulla perseveranza, è possibile costruire standard adatti alle specifiche esigenze di ciascun contesto lavorativo, contribuendo a ottenere risultati duraturi e positivi.

Nel contesto della gestione dei progetti, la standardizzazione rappresenta un elemento fondamentale per garantire efficienza, coerenza e successo.

Wepladoo, la nostra piattaforma di Project Management, riconosce l’importanza della standardizzazione nella gestione dei progetti, facilitando, in primo luogo, l’implementazione di processi standardizzati e, in secondo luogo, la condivisione delle best practice all’interno delle organizzazioni. Definendo project type (flussi per tipologia di progetto/commessa) e bins (tempi di attraversamento e tempi di processo), è possibile pianificare un progetto in pochi minuti e, soprattutto, verificare quanto le scelte fatte vanno ad impattare sul carico actual delle risorse. Una volta eseguiti, sarà possibile utilizzare i dati consuntivi per correggere sia i flussi che le loro dimensioni. Inoltre, i task associati ai vari flussi possono essere completati con riferimenti a procedure operative aziendali, norm e best-practice che diventano, per l’utente che riceve un incarico, una fonte iniziale di informazioni.

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