14 Ott Sistema di governo delle idee, la piattaforma per gestire la priorità dei progetti
Oggi la principale sfida non è avere tante idee (di progetto, prodotto o servizio) ma metterle in fila, dare e darsi delle priorità. Durante gli assessment organizzativi in cui si chiede quali sono le principali criticità, tra le prime voci compare sempre “mancanza di tempo”.
Risposta sbagliata: il tempo è una condizione uguale per tutti, e tra l’altro una grandezza fisica su cui non possiamo intervenire (almeno a velocità non relativistiche 😉). Se percepiamo un problema di tempo, che sia in ambito professionale o privato, il problema risiede nel non essersi dati delle priorità, nell’aver considerato tutti i task da fare (backlog) di pari importanza.
Non è così.
“Andare alla recita del figlio” per qualcuno è più importante de “la partita con gli amici”, ma può essere anche il contrario. Se la risorsa è scarsa, è necessario darsi delle priorità. In ambito aziendale, questi concetti si presentano quando si deve decidere se impegnarsi in un progetto. Tutto è urgente, i progetti vengono infilati a forza nel tubo e con informazioni insufficienti, senza il giusto commitment, il che comporta cambi di priorità, avanzamenti senza validazioni complete, rallentamenti. Avanti tutta con “intanto fasemo che dopo vedemo!”, per dirla alla veneta. Se il progetto raggiunge il traguardo, spesso si generano lunghe code di messe a punto che distolgono risorse ai nuovi progetti.
È importante capire i criteri di formazione delle decisioni, spesso impliciti, e formalizzarli in un sistema di governo che aiuti e supporti i decisori aziendali nel definire e assegnare le priorità. Passare da una valutazione empirica, soggettiva, in parte messa a punto durante incontri informali – l’esempio tipico: davanti alla macchinetta del caffè – a un momento strutturato, collegiale e soprattutto, almeno in parte, oggettivo.
Le tecnologie digitali oggi possono aiutare sia a strutturare il processo di valutazione e decisionale, sia a fluidificare il processo stesso eliminando fogli Excel, brief su file Word, documenti e informazioni inviati via mail.
La piattaforma che abbiamo ideato permette di raccogliere le proposte (idee di progetto), documentarle progressivamente, gestire il processo di valutazione inserendo informazioni a supporto e giustificazione della valutazione stessa. Il meeting direzionale che deciderà sui futuri progetti può condurre la riunione davanti a un monitor e chi non è presente può seguire il meeting da remoto, vedendo in real time le modifiche in corso. La piattaforma raccoglie dunque tutte le informazioni di progetto che possono sostenere il processo decisionale e rimane traccia storica delle valutazioni e decisioni prese.
Ti interessa provarlo gratuitamente? È molto semplice, clicca qui e trovi tutte le informazioni.