La gestione del personale, o workforce management, rappresenta una sfida cruciale per le aziende manifatturiere. La complessità di questo settore richiede un monitoraggio costante delle risorse umane, una pianificazione precisa dei turni e un uso efficiente delle competenze disponibili per massimizzare la produttività. Tuttavia, senza gli strumenti adeguati, queste attività possono diventare complesse e dispendiose in termini di tempo, con effetti negativi su produttività, costi operativi e motivazione dei dipendenti.
Tra i principali problemi legati alla gestione del personale in fabbrica troviamo una cattiva assegnazione delle risorse, la difficoltà nel prevedere le esigenze future e un’inadeguata gestione dei tempi di inattività. A tutto ciò si aggiungono le complicazioni legate al rispetto delle normative e alla creazione di un ambiente di lavoro sicuro e produttivo. La vera sfida per le aziende è dunque: come affrontare e risolvere questi problemi in modo efficace?
Software per la gestione del personale: una soluzione ai pain point
Una soluzione efficace a queste difficoltà è l’adozione di un software per la gestione del personale. Questi strumenti tecnologici automatizzano e semplificano gran parte delle attività quotidiane, trasformando i processi manuali, spesso inefficienti, in flussi di lavoro ottimizzati e digitalizzati.
Grazie a sofisticati algoritmi e all’uso del machine learning, il software per il workforce management consente di pianificare dinamicamente il personale sulle postazioni di lavoro o sulle attività, tenendo conto delle competenze, della disponibilità, dei turni e delle certificazioni dei dipendenti. Questi sistemi forniscono anche funzionalità avanzate di monitoraggio e reportistica, che danno ai manager una visione in tempo reale delle operazioni, facilitando decisioni più informate e rapide.
Tra le principali caratteristiche di un software di workforce management, secondo la Market Guide di Gartner 2024, ci sono:
- Monitoraggio di orari e presenze: Rilevazione accurata delle ore di lavoro e delle assenze, con integrazione nei sistemi di gestione delle retribuzioni e delle risorse umane.
- Conformità normativa: Strumenti avanzati per aiutare le aziende a rispettare le normative su orari di lavoro, retribuzioni e ferie.
- Pianificazione: Soluzioni che bilanciano i carichi di lavoro in modo efficiente, considerando competenze, certificazioni e limiti normativi.
- Reportistica e analisi: Produzione di report dettagliati per monitorare tendenze, individuare inefficienze e migliorare le performance.
Una soluzione di WFM non solo riduce gli errori umani, ma migliora anche la comunicazione tra i dipendenti e i manager, grazie all’invio di notifiche, alla gestione delle richieste di permesso e dei certificati di malattia, e al bilanciamento delle ore di lavoro. In questo modo, i software di gestione del personale non solo risolvono i pain point legati al coordinamento manuale, ma favoriscono anche un ambiente di lavoro più trasparente, equilibrato e collaborativo.
<Principali funzionalità di un software di WFM secondo la “Market Guide for Workforce Management Applications 2024” di Gartner.
Perché digitalizzare la gestione del personale
Digitalizzare la gestione del personale offre benefici che vanno oltre la semplice automazione dei processi. In un mondo in cui agilità e reattività sono elementi chiave per rimanere competitivi, un sistema di gestione digitalizzato consente alle aziende di adattarsi rapidamente a cambiamenti di mercato e normative.
L’analisi dei dati è un altro punto di forza della digitalizzazione: permette di identificare inefficienze, migliorare la pianificazione e gestire con maggiore precisione le necessità formative del personale. Inoltre, facilita il rispetto delle normative del lavoro, riducendo il rischio di sanzioni e controversie legali, e garantisce un ambiente di lavoro più sicuro ed efficiente.
Tra i benefici di un software di workforce management rientrano:
- Tracciamento automatico delle presenze: Semplifica il monitoraggio delle ore di lavoro dei dipendenti, riducendo errori e il carico amministrativo.
- Riduzione dei costi: Ottimizza i livelli di personale e i turni, minimizzando il sovradimensionamento e riducendo i costi del lavoro.
- Miglioramento della produttività della forza lavoro: Allinea le competenze dei dipendenti e i loro orari con le esigenze aziendali, migliorando l’efficienza operativa.
- Garanzia di conformità: Aiuta a garantire il rispetto delle leggi e normative sul lavoro, riducendo il rischio di sanzioni per non conformità.
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti: Fornisce strumenti per l’autogestione e la programmazione flessibile, migliorando il coinvolgimento dei dipendenti.
Come scegliere il software giusto: i requisiti essenziali
Scegliere il giusto software per la gestione del personale è un passo cruciale per ottenere i benefici descritti. Esistono diversi fattori da considerare nella scelta di una soluzione che si adatti alle esigenze specifiche della tua azienda.
- Scalabilità: Il software deve essere in grado di crescere con la tua azienda, adattandosi a un aumento del numero di dipendenti o a cambiamenti organizzativi.
- Integrazione: È fondamentale che il software si integri facilmente con altri sistemi aziendali, come l’ERP (Enterprise Resource Planning) e i sistemi di gestione della produzione.
- Usabilità: Un’interfaccia intuitiva e facile da usare è essenziale per garantire che il personale possa utilizzare il sistema senza difficoltà, riducendo i tempi di formazione.
- Supporto normativo: Il software deve essere aggiornato con le normative locali e internazionali del lavoro per garantire la conformità.
- Funzionalità di reporting: La capacità di generare report dettagliati e personalizzabili è essenziale per monitorare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati.
- Supporto tecnico: Un servizio di supporto tecnico efficiente e disponibile è fondamentale per risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere nell’uso quotidiano.
Anche l’integrazione dell’AI conferisce un valore aziendale notevole di un software di WFM, trasformandolo da un semplice sistema di registrazione e operatività, a un sistema differenziante e innovativo. Inoltre, i leader delle risorse umane (Market Guide for Workforce Management Applications 2024) prevedono che l’AI e l’automazione intelligente possano contribuire a una significativa riduzione delle spese generali amministrative:
- La pianificazione supportata dall’Intelligenza Artificiale consente ai dipendenti di definire con flessibilità la propria disponibilità e assenza, mentre il motore di intelligenza artificiale si occupa di adattare le pianificazioni considerando parametri rilevanti (ad esempio, disponibilità, efficienza, preferenze).
- I manager possono avvalersi di funzionalità avanzate basate sull’intelligenza artificiale nella loro piattaforma WFM per identificare automaticamente il candidato più idoneo a coprire un turno vacante.
Per l’importanza che questo strumento ha iniziato a rivestire, anche e soprattutto nel WFM, i fornitori di tecnologia hanno intensificato i loro investimenti negli assistenti virtuali, utilizzando una combinazione di Intelligenza Artificiale Generativa (GenAI) e tecnologie di orchestrazione dell’esperienza all’interno di un’interfaccia conversazionale, per rispondere alle domande degli utenti in modo altamente personalizzato.
I vantaggi offerti da un sistema di workforce management sono innegabili: ottimizzazione dei processi, miglioramento della produttività, riduzione dei costi e maggiore soddisfazione dei dipendenti. Scegliere il software giusto, che risponda alle specifiche esigenze aziendali, è il primo passo verso una gestione delle risorse umane più efficiente e strategica, in grado di supportare la crescita e il successo dell’azienda a lungo termine.