Organizzazione data-driven? Ecco come abbiamo automatizzato i processi amministrativi

Lavorare nell’Ufficio Amministrazione di startup come AzzurroDigitale e i40saas richiede elevata flessibilità di adattarsi all’incessante evoluzione aziendale e, al contempo, la capacità di comprendere le esigenze di una Governance dinamica e attenta.

Se, infatti, all’inizio della vita di una società sono gli amministratori stessi ad occuparsi della maggior parte degli aspetti economici-finanziari, con l’aumentare delle dimensioni e della complessità emerge la necessità di individuare una figura a cui poter delegare alcune responsabilità ma, al tempo stesso, che garantisca una chiara visibilità dell’operato e dell’andamento aziendale.

Ed eccomi qui. Trascorsi i primi mesi durante i quali ho preso confidenza con l’attività e con le prassi in uso, con l’inizio del 2020 abbiamo convocato dei meeting mensili per la rendicontazione dell’andamento finanziario ed economico delle due società. Purtroppo, però, le riunioni non erano mai totalmente positive: il tempo impiegato per preparare la documentazione era troppo e il risultato non soddisfacente poiché i soci, ancora abituati ad essere attori dei processi amministrativi, non riuscivano a dedurre le informazioni che desideravano.

I segnali di una comunicazione non efficace tra governace e strutture aziendali erano chiari: ma in AzzurroDigitale siamo abituati ad intervenire tempestivamente per ridurre le inefficienze, motivo per cui Carlo (CEO e co-founder) ed io abbiamo deciso di avviare un tavolo di coordinamento per confrontarci, capire le rispettive esigenze e trovare una soluzione.

Abbiamo quindi mappato molti dei processi che stanno alla base del lavoro dell’Ufficio Amministrazione, razionalizzato la molteplicità di documenti/file/cartelle sulle quali lavoravo e sintetizzato il prodotto in un unico file, concentrandoci infine su come dare la corretta visibilità alla base di dati creata. PowerBI è stato provvidenziale in tal senso e, dopo molte ore da autodidatta, ho elaborato un modello di report che rispecchia le esigenze dei nostri amministratori delegato.

Non c’è mai fine al miglioramento ma possiamo dire che… siamo ad un ottimo punto.

Adesso il processo di raccolta e visualizzazione dei dati del reparto amministrativo di AzzurroDigitale e i40saas è prevalentemente digitalizzato e automatizzato. I Finance Meeting vertono sull’analisi di un report che si genera in modo continuo grazie all‘aggiornamento in real-time della base di dati. Un report che, grazie alla tecnologia, gli amministratori delegati possono visualizzare online in ogni momento e da qualsiasi luogo.

Insomma, abbiamo trovato un linguaggio comune per percorrere questa strada e crescere. Un linguaggio che conosciamo bene in AzzurroDigitale, basato sui dati e sulle potenzialità della tecnologia.

 

Federica Lovato
Amministrazione, finanza e controllo in AzzurroDigitale

 

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